Factura electrónica obligatoria: comienza la cuenta atrás para empresas y profesionales

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales acaba de dar un paso decisivo. La publicación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, completa el desarrollo técnico de la solución pública de facturación electrónica y, especialmente relevante para empresas y autónomos, pone en marcha el calendario de implantación de esta nueva obligación.

La Orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Desde esa fecha comienzan a computarse los plazos previstos para la incorporación progresiva de empresarios y profesionales al nuevo sistema.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

La adaptación no se producirá de forma simultánea para todos los empresarios y profesionales. Con carácter general, el calendario previsto es el siguiente:

• 6 de octubre de 2027. La factura electrónica será obligatoria para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior.
• 6 de octubre de 2028. La obligación se extenderá al resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación.
• 6 de octubre de 2029. Para determinadas personas físicas y entidades en atribución de rentas con un volumen de operaciones igual o inferior a ocho millones de euros finalizará el plazo adicional previsto para determinadas obligaciones relacionadas con la comunicación de los estados de las facturas.

Importante: el umbral de ocho millones de euros debe determinarse conforme al concepto de volumen de operaciones previsto en la normativa del IVA, por lo que no tiene por qué coincidir exactamente con la cifra de negocios contable de la empresa.

¿Qué cambiará realmente?

La nueva factura electrónica va mucho más allá de sustituir una factura en papel por un PDF enviado por correo electrónico.

Las facturas deberán generarse en formatos electrónicos estructurados, que permitan su procesamiento automático por los distintos sistemas informáticos. La solución pública se basará en el modelo europeo de factura electrónica EN 16931 y en la sintaxis UBL establecida por la Orden.

Por tanto, un archivo PDF, por sí solo, no tendrá la consideración de factura electrónica estructurada a los efectos del nuevo sistema.

Además, la factura incorporará una mayor trazabilidad durante todo su ciclo de vida. El sistema permitirá comunicar determinados acontecimientos posteriores a su emisión, como el rechazo de la factura o su pago efectivo completo y, en determinados supuestos, información relacionada con su vencimiento.

La factura dejará así de ser únicamente un documento que se emite, recibe y contabiliza para integrarse en un circuito electrónico mucho más automatizado y trazable.

¿Será obligatorio utilizar la plataforma de Hacienda?

No necesariamente, las empresas y profesionales podrán utilizar la solución pública de facturación electrónica o continuar trabajando con plataformas y programas privados.

No obstante, las soluciones privadas deberán cumplir los requisitos de interoperabilidad establecidos por la normativa. Además, cuando una factura se emita a través de una plataforma privada, deberá remitirse a la solución pública una copia electrónica fiel en los términos previstos reglamentariamente.

En la práctica, esto permitirá a las empresas continuar utilizando sus sistemas y programas habituales, siempre que estos estén preparados para integrarse y operar correctamente dentro del nuevo modelo.

¿Qué conviene revisar desde ahora?

Aunque todavía existe margen para la adaptación, especialmente para las pymes y autónomos cuya incorporación, con carácter general, se producirá en octubre de 2028, el calendario ya está en marcha.

Las empresas que estén valorando contratar un nuevo programa de facturación, renovar su ERP o cambiar de proveedor tecnológico deberían comprobar desde ahora si la solución elegida estará preparada para trabajar con:

• Factura electrónica en formato estructurado;
• Interoperabilidad entre plataformas;
• Comunicación de los estados de las facturas; y
• Conexión con la solución pública de facturación electrónica.

Importante: cualquier inversión tecnológica que se realice actualmente debería contemplar no solo las necesidades presentes de la empresa, sino también su futura adaptación al nuevo sistema de facturación electrónica.

Factura electrónica y VeriFactu: dos obligaciones diferentes

Conviene distinguir ambas obligaciones, especialmente ante la progresiva coordinación de sus calendarios.

VeriFactu se centra fundamentalmente en los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para la emisión y registro de facturas.

La factura electrónica B2B, en cambio, regula la forma en que las facturas deberán emitirse, intercambiarse y gestionarse electrónicamente entre empresarios y profesionales.

La Administración está avanzando hacia una mayor coordinación entre ambos sistemas, pero se trata de obligaciones distintas, con finalidades y requisitos propios.

Una adaptación que conviene empezar a planificar

La publicación de la Orden convierte una obligación que hasta ahora podía percibirse como lejana en un proyecto con un calendario concreto.

No es necesario adoptar decisiones precipitadas, pero sí resulta aconsejable empezar a analizar la situación de cada empresa: qué sistema de facturación utiliza actualmente, qué capacidad de adaptación ofrece su proveedor tecnológico y cómo se gestionan los procesos de emisión, recepción, rectificación, contabilización y pago de las facturas.

La adaptación no será únicamente tecnológica. También implicará revisar determinados procesos administrativos y formas de trabajo internas.

Desde nuestro despacho seguiremos informando sobre las novedades que se produzcan y acompañaremos a nuestros clientes en el análisis de su situación particular, identificando cuándo deberán incorporarse al nuevo sistema y qué actuaciones será necesario realizar antes de su fecha de aplicación.

Para cualquier duda o aclaración sobre la nueva factura electrónica obligatoria y su impacto en su empresa o actividad profesional, pueden ponerse en contacto con nuestro equipo.