- 4 mayo, 2015
- Categorias: Empresas
En fecha 16 Febrero de 2015 fue publicada en el Boletín Oficial del Estado la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre legalización de Libros de los empresarios.
Mediante dicha Instrucción se establecía la obligatoriedad en el uso del formato electrónico y en la via telemática para proceder a la legalización de los libros obligatorios, en los que se incluyen, por primera vez, el Libro de Actas, el Libro Registro de Socios (para las sociedades limitadas), el Libro Registro de Acciones Nominativas (para las sociedades anónimas) y el Libro Registro de contratos (para las sociedades unipersonales).
En consecuencia, se implantaba la obligación de legalización en el Registro Mercantil de las actas de junta general de socios o accionistas o Decisiones de socio único de cada ejercicio.
El plazo para la legalización de los citados libros era de cuatro meses a contar desde el cierre del ejercicio social.
Así las cosas, el 27 de abril 2015 se dictó un Auto por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid por el que se decretaba la suspensión cautelar de dicha Instrucción de 12 de Febrero hasta que exista una sentencia al respecto o una resolución en contrario, por lo que provisionalmente ninguna sociedad tendrá la obligación de legalizar los libros antes descritos en forma telemática, pero podrán acudir físicamente al registro mercantil y sellar el libro de actas, sin necesidad de que quede constancia de su contenido:
“Debido a la ineficiente regulación contenida en la Instrucción por la ausencia de protocolos para evitar un uso indebido de la información confidencial y/o privilegiada por parte de los Registradores y demás personal del Registro Mercantil sin protocolo de actuación para evitarlo. Por lo que se desprende un gravísimo riesgo de que esa misma información confidencial y privilegiada caiga en manos de terceros”.
Por este motivo, el TSJM ha decidido suspender provisionalmente esta instrucción y evitar así que se produzcan daños irreparables, pero, con la suspensión de la instrucción los empresarios no deberán dejar de cumplir con sus obligaciones en materia de llevanza y legalización de libros que les impone la normativa mercantil, sino únicamente se dejará sin aplicación temporalmente la Instrucción hasta que recaiga Sentencia. Por ello, dicha suspensión solamente tiene como efecto práctico que los empresarios podrán seguir presentando los libros para su legalización tanto en formato papel como electrónico y de forma presencial o telemática, así como la legalización de los libros físicos en blanco (antes de su utilización), tal y como parece que se ha venido aceptando por la mayoría de los Registros Mercantiles hasta la publicación de la Instrucción.
Como información de última hora nos informan que desde la Dirección General de Registros y del Notariado se ha recurrido por el Ministerio de Justicia, en reposición, el auto del TSJM por el que se suspendía la instrucción de legalización de libros societarios y que por tanto el auto no es firme, estando aún en vigor la instrucción.
En data 16 febrer 2015 va ser publicada al Butlletí Oficial de l’Estat la Instrucció de 12 de febrer de 2015 d’la Direcció General dels Registres i del Notariat sobre legalització de Llibres dels empresaris.
Mitjançant aquesta Instrucció s’establia l’obligatorietat en l’ús del format electrònic i en la via telemàtica per procedir a la legalització dels llibres obligatoris, en els quals s’inclouen, per primera vegada, el Llibre d’Actes, el Llibre Registre de Socis (per les societats limitades), el Llibre registre d’accions nominatives (per a les societats anònimes) i el llibre de registre de contractes (per a les societats unipersonals).
En conseqüència, s’implantava l’obligació de legalització en el Registre Mercantil de les actes de junta general de socis o accionistes o Decisions de soci únic de cada exercici.
El termini per a la legalització dels esmentats llibres era de quatre mesos a comptar des del tancament de l’exercici social.
Així les coses, el 27 d’abril 2015 va dictar un Acte pel Tribunal Superior de Justícia de Madrid pel qual es decretava la suspensió cautelar d’aquesta Instrucció de 12 de Febrer fins que hi hagi una sentència sobre aquesta qüestió o una resolució en contra, per el que provisionalment cap societat té l’obligació de legalitzar els llibres abans descrits en forma telemàtica, però podran acudir físicament al registre mercantil i segellar el llibre d’actes, sense necessitat que quedi constància del seu contingut:
«A causa de la ineficient regulació continguda en la Instrucció per l’absència de protocols per evitar un ús indegut de la informació confidencial i / o privilegiada per part dels registradors i altre personal del Registre Mercantil sense protocol d’actuació per evitar-ho. Pel que es desprèn un gravíssim risc que aquesta mateixa informació confidencial i privilegiada caigui en mans de tercers «.
Per aquest motiu, el TSJM ha decidit suspendre provisionalment aquesta instrucció i evitar així que es produeixin danys irreparables, però, amb la suspensió de la instrucció dels empresaris no hauran de deixar de complir les seves obligacions en matèria de portar i legalització de llibres que els imposa la normativa mercantil, sinó únicament es deixarà sense aplicació temporalment la Instrucció fins que es dicti Sentència. Per això, aquesta suspensió només té com a efecte pràctic que els empresaris podran seguir presentant els llibres per a la seva legalització tant en format paper com electrònic i de forma presencial o telemàtica, així com la legalització dels llibres físics en blanc (abans de la seva utilització) , tal com sembla que s’ha vingut acceptant per la majoria dels registres mercantils fins a la publicació de la Instrucció.
Com a informació d’última hora ens informen que des de la Direcció General de Registres i del Notariat s’ha recorregut pel Ministeri de Justícia, en reposició, la interlocutòria del TSJM pel qual se suspenia la instrucció de legalització de llibres societaris i que per tant el acte no és ferma, estant encara en vigor la instrucció.