- 11 noviembre, 2025
- Categorias: Actualidad Laboral
Desde 2019, el registro jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.
El objetivo es garantizar la transparencia en las horas trabajadas, evitar abusos y facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
Cada empresa debe registrar la hora exacta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Estos registros deben conservarse durante 4 años y estar siempre disponibles para los trabajadores, sus representantes y la inspección laboral.
¿Cómo se realiza el registro jornada laboral actualmente?
Formato del registro
El registro puede realizarse en formato manual o digital, siempre que cumpla con los principios de fiabilidad, inalterabilidad y accesibilidad inmediata.
El formato digital es cada vez más recomendable, ya que permite una mejor trazabilidad y control.
Contenido obligatorio
El documento debe reflejar de forma clara la hora de entrada y salida de cada trabajador, e incluir, si procede, las pausas o descansos que afecten al tiempo efectivo de trabajo.
Conservación y acceso
Las empresas están obligadas a mantener los registros jornada laboral durante 4 años, garantizando su disponibilidad inmediata ante cualquier requerimiento de la Inspección de Trabajo o del propio trabajador.
Teletrabajo y empleados móviles
En el caso del teletrabajo, pueden utilizarse aplicaciones o sistemas digitales que aseguren la exactitud del registro y permitan su consulta en tiempo real.
Próximos cambios en la normativa del registro jornada laboral
El Ministerio de Trabajo ha anunciado la próxima aprobación de un nuevo reglamento que reforzará la obligatoriedad de contar con un sistema digital de registro jornada laboral.
Este nuevo marco normativo exigirá herramientas que permitan:
- Un seguimiento en tiempo real de las horas trabajadas.
- La generación de informes automáticos para la inspección.
- La trazabilidad e inalterabilidad de los datos.
Por ello, desde Grupo JDA recomendamos anticiparse y planificar la digitalización del control horario, especialmente si actualmente se utiliza un sistema manual.
Inspección de Trabajo: control y sanciones
La Inspección de Trabajo ha intensificado sus campañas de control sobre el registro jornada laboral.
En sus actuaciones más recientes, suele requerir:
- Registros diarios de jornada.
- Justificación del pago o compensación de horas extraordinarias.
- Nóminas y documentos de cotización a la Seguridad Social.
La falta de registro o su falsedad puede suponer una infracción grave, con sanciones que oscilan entre 751 y 7.500 euros.
En caso de reincidencia, las multas pueden aumentar considerablemente y derivar en un seguimiento continuado por parte de la Inspección.
Recomendaciones del Grupo JDA
Para cumplir correctamente con la normativa del registro jornada laboral, recomendamos:
- Verificar que todo el personal (incluido el que teletrabaja) registra su jornada diaria.
- Establecer un protocolo interno de fichaje y gestión de incidencias.
- Conservar los registros de los últimos 4 años en formato accesible.
- Revisar periódicamente las horas extras y su compensación.
- Iniciar la transición hacia un sistema digital, anticipándose a la nueva normativa.
En el siguiente enlace puedes descargar nuestro modelo de registro jornada laboral para garantizar el cumplimiento de la ley.
Si tu empresa necesita implementar o revisar su sistema de registro, nuestro equipo de asesores laborales puede ayudarte.
Preguntas frecuentes sobre el registro jornada laboral
¿Qué obligaciones tienen las empresas respecto al registro jornada laboral?
Todas las empresas deben registrar diariamente la hora de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, conservar los datos durante 4 años y tenerlos disponibles para la Inspección de Trabajo y para los propios empleados.
¿Qué debe incluir el registro jornada laboral para ser válido?
El registro debe reflejar la hora exacta de entrada y salida, así como las pausas o interrupciones si afectan al tiempo efectivo trabajado. Además, debe garantizar que la información sea íntegra, veraz y no manipulable.
¿Es obligatorio el uso de un sistema digital para el registro jornada laboral?
Actualmente se permite el formato manual o digital, pero el Ministerio de Trabajo está preparando un nuevo reglamento que obligará a implantar sistemas digitales de control horario con trazabilidad y generación de informes automáticos.
¿Qué consecuencias puede tener no cumplir con el registro jornada laboral?
La falta de registro o la manipulación de datos se considera una infracción grave, sancionable con multas de entre 751 y 7.500 euros. Además, la Inspección de Trabajo puede realizar un seguimiento si detecta reincidencia o falsedad documental.
¿Cómo deben registrar la jornada los empleados en teletrabajo o desplazamiento?
Los empleados que trabajan en remoto o realizan tareas fuera del centro deben utilizar sistemas telemáticos o aplicaciones digitales que permitan fichar a distancia y aseguren la precisión del registro.
¿Qué recomendaciones prácticas ofrece JDA para cumplir con la normativa?
Desde Grupo JDA recomendamos revisar periódicamente el sistema de control horario, establecer protocolos claros de fichaje, formar al personal, conservar los registros en formato accesible y planificar la migración a sistemas digitales antes de la entrada en vigor de la nueva normativa.