Obligación de legalizar telemáticamente los libros oficiales

El pasado 16 de febrero se publicó en el BOE la Instrucción de la Dirección General de Registros y del Notariado de 12 de febrero de 2015 que aclara y unifica criterios para la legalización de los libros que los empresarios deben llevar obligatoriamente.

Es importante constatar lo siguiente:

a)   El nuevo sistema de legalización en formato electrónico es de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de los ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

b)  Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, actas y negocios jurídicos de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros. Si en los libros se hubieran transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio, asientos contables, contratos, actas o negocios jurídicos sobre participaciones o acciones de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013, se trasladarán dichas transcripciones al libro correspondiente, que deberá enviarse telemáticamente.

c)   La presentación de los libros en el Registro Mercantil será por vía telemática, tras su cumplimentación y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Por lo que respecta a los libros registro de socios y de acciones nominativas, se legalizará un libro tras la constitución de la sociedad, que recoja la titularidad de los fundadores. Tras este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de uno nuevo en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravamen sobre ellas.

d)  Podrá legalizarse el libro de actas de un ejercicio determinado sin que lo estén los anteriores. Igualmente podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas y de socios, aunque no hubiera sido legalizado el libro inicial.

e)  Las sociedades que no hubieran legalizado su libro de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la nueva, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

f)    En relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por causa justa no sea posible la presentación en formato electrónico, se permitirá la presentación de los libros en formato papel formados por hojas encuadernadas.

El passat 16 de febrer es va publicar al BOE la Instrucció de la Direcció General de Registres i del Notariat de 12 febrer 2015 que aclareix i unifica criteris per a la legalització dels llibres que els empresaris han de portar obligatòriament.

És important constatar el següent:

a) El nou sistema de legalització en format electrònic és d’aplicació als llibres obligatoris de totes classes respecte dels exercicis oberts a partir de 29 de setembre de 2013, en aplicació de l’article 18 de la Llei 14/2013, de 27 de setembre , de suport als emprenedors i la seva internacionalització.

b) Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per comptabilitats, contractes, actes i negocis jurídics d’exercicis oberts abans del 29 de setembre de 2013. Finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al tancament dels mateixos mitjançant diligència que s’acreditarà, en el primer enviament telemàtic d’aquests llibres. Si en els llibres s’haguessin transcrit amb posterioritat al tancament de l’exercici, assentaments comptables, contractes, actes o negocis jurídics sobre participacions o accions d’un exercici posterior al 29 de setembre de 2013, es traslladaran aquestes transcripcions al llibre corresponent, que s’ha d’enviar telemàticament .

c) La presentació dels llibres al Registre Mercantil serà per via telemàtica, després de la seva complimentació i dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social. Pel que fa als llibres registre de socis i d’accions nominatives, es legalitzarà un llibre després de la constitució de la societat, que reculli la titularitat dels fundadors. Després d’aquest llibre inicial, només serà obligatòria la legalització d’un nou en els quatre mesos següents a la finalització de l’exercici en què s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o accions o s’haguessin constituït gravamen sobre elles.

d) Podrà legalitzar el llibre d’actes d’un exercici determinat sense que ho estiguin els anteriors. Igualment podran legalitzar llibres registres d’accions nominatives i de socis, encara que no hagués estat legalitzat el llibre inicial.

e) Les societats que no hagin legalitzat el seu llibre d’actes, de registre de socis o d’accions nominatives o de contractes de soci únic amb la societat, bé d’acord amb la legislació anterior o la nova, podran incloure en els primers llibres presentats telemàticament totes les actes i vicissituds de la societat des de la data de la seva constitució fins a la data de tancament.

f) En relació als exercicis iniciats amb posterioritat al 29 de setembre de 2013 i tancats fins al 31 de desembre de 2014, quan per causa justa no sigui possible la presentació en format electrònic, es permetrà la presentació dels llibres en format paper formats per fulls enquadernats.



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