Cómo conseguir una protección de datos sólida y sostenible

El cumplimiento de la protección de datos de carácter personal en la empresa se ha convertido en un pilar estratégico para cualquier organización que aspire a operar con seguridad jurídica, riesgo mínimo y sostenibilidad a largo plazo. En un entorno cada vez más cambiante y digitalizado, donde el volumen de socialización de la información crece de forma exponencial, implementar medidas eficaces para la gestión de los datos de carácter personal no es solo una obligación legal, sino una ventaja competitiva.

Estrategias clave para garantizar la protección de datos en la empresa

Una adecuada gestión de los datos personales exige combinar aspectos legales, tecnológicos y organizativos. A continuación, se detallan algunas de las prácticas más destacables que toda organización debería seguir:

Disponer de un buen asesor en materia de Protección de datos 

Del mismo modo que sucede en el ámbito fiscal o laboral, en el ámbito de la protección de datos es importante que le acompañe un buen asesor en la materia. Este asesor debe ser un asesor real y presente, no figurativo, ya que será quien tutelará el cumplimiento legal de su organización y quien se encargará de transmitir a su asesorado los conocimientos necesarios para lograr esa proactividad, previsibilidad y garantía, aun cuando los avances tecnológicos se van incorporando en su actividad.  

Un buen asesor no es el que le proporciona documentación y cláusulas legales para decir que la empresa ya cumple con la normativa. Un buen asesor es el que le asiste y tutela desde el conocimiento y el acompañamiento.

Elaborar una Política interna clara

Plasmar una política interna de protección de datos bien definida es esencial. Esta debe determinar los puntos más importantes de cumplimiento para su negocio, como regular el acceso a la información, el uso de dispositivos, la forma en la que deben gestionarse los datos, las situaciones que deben vigilar y los riesgos que deben minimizar mediante sus protocolos correspondientes ante posibles incidencias.

Una política clara no solo ordena los procesos internos, sino que también reduce errores humanos, uno de los principales factores de riesgo.

Elección correcta de proveedores y terceros con los que se compartirá información confidencial y/o datos de carácter personal

Siempre que sea necesario compartir o facilitar el acceso a datos de carácter personal a un proveedor o tercero, debe asegurarse antes de que estos cumplen con sus obligaciones en materia de Protección de datos. Sólo un proveedor que cumple con ello puede garantizar una correcta gestión de los datos que se le han facilitado. 

Recordamos la importancia y obligatoriedad de firmar con este tipo de proveedores con acceso a datos un contrato entre Responsable y Encargado de tratamiento en el que se incluyan todas las cláusulas legales necesarias y reguladas. 

Una mala elección, puede convertirse en una responsabilidad legal derivada de incumplimientos ajenos que podía haberse evitado. 

Trabajar en el análisis de riesgos de la empresa

Únicamente mediante un análisis de riesgos se puede obtener un diagnóstico claro sobre el nivel de seguridad que aplica una organización respecto a la gestión de datos de carácter personal, ya sea como responsable o en su rol de encargado. 

Este análisis identifica, valora y gestiona los riesgos que pueden afectar a los datos de carácter personal desde sus activos, como los accesos del personal, la seguridad del software y hardware que se utiliza, los usos y finalidades de los datos de carácter personal, el riesgo de pérdida o robo de información, el error humano, la revisión de la estructura informática o los posibles incidentes de seguridad a los que estamos expuestos, dándonos como resultado las medidas de seguridad que deben aplicarse para que el riesgo sea residual y no se materialice. 

Formación continua del equipo

El factor humano es determinante en la protección de datos, ya que es el activo más involucrado en la gestión de datos de carácter personal. El personal de una organización es quien trata estos datos y por ello, es imprescindible que se les proporcione formación, pero ¡cuidado!, NO se trata de apuntarles a un curso de protección de datos, sino de transmitirles a modo de formación cuál es la política como organización, cómo quieren funcionar, qué deben vigilar y cómo deben actuar ante los escenarios posibles. Formar a los empleados no debe quedarse solo con el objetivo de “aprender”, sino también con el de concienciar y anticipar.

Una empresa que forma a los suyos reduce significativamente la probabilidad de sufrir un incidente de seguridad o sanción derivado de negligencias o desconocimiento.

Uso de Inteligencia Artificial y datos de carácter personal

La implementación de IA’s en las organizaciones es cada vez más habitual. No obstante, se debe establecer cómo va a usarse y para qué finalidades, así como transmitir estas decisiones junto con las instrucciones necesarias también al resto de personal. 

Recordemos que la Inteligencia Artificial también dispone de sus regulaciones legales y desde el ámbito de la protección de datos deben tomarse ciertas precauciones tanto en lo que le consultamos, sobre todo en lo que le facilitamos durante la consulta, como en lo que nos responde. 

No ser conoceros de las restricciones necesarias o sus limitaciones, no exime de responsabilidades si no se hace un buen uso. 

Protocolos de actuación ante brechas de seguridad

Como ya hemos visto, es necesario un diagnóstico del nivel de seguridad de la empresa en materia de protección de datos, ya que su evaluación ayudará a reducir el riesgo de sufrir un incidente de seguridad.

No obstante, la probabilidad de sufrir un incidente y de que éste se convierta en una brecha de seguridad no depende al 100% de la organización, ya que existen factores perjudiciales externos. 

Lo esencial, es disponer de un protocolo de actuación ante este tipo de incidentes que, junto al asesor, permita actuar con rapidez, cumpliendo con los plazos legales y mitigando el impacto sufrido. Este protocolo debe incluir la identificación del incidente, su contención, la notificación a las autoridades y la comunicación a los afectados cuando corresponda.

La rapidez y transparencia en la gestión de incidentes es clave para minimizar impactos legales y reputacionales.

Adaptación sujeta a cambios de normativa

La legislación en materia de protección de datos evoluciona constantemente. Por ello, es tan importante que las empresas estén tuteladas por un asesor que les transmita los cambios necesarios y de afectación y que revise periódicamente sus procedimientos con el objetivo de mantener su cumplimiento normativo.

Contar con asesoramiento especializado permite anticiparse a cambios regulatorios y evitar sanciones.

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Preguntas frecuentes

¿Qué sanciones puede enfrentar una empresa por incumplir la protección de datos?

Las sanciones económicas por incumplimiento de la protección de datos (según el RGPD y la LOPDGDD en España) pueden ser muy elevadas, alcanzando importes significativos en función de la gravedad de la infracción. Además del impacto económico, existen riesgos reputacionales que pueden afectar a la confianza de clientes y socios estratégicos.

Infracciones graves: Hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global

Infracciones muy graves: Hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global

¿Es obligatorio nombrar un delegado de protección de datos (DPO)?

No todas las empresas están obligadas, pero sí aquellas que reúnen requisitos de obligación como el tratamiento de datos de categoría especial y a gran escala, entre otros. En la mayoría de los caos, las empresas desconocen su obligatoriedad, lo que supone el incumplimiento de la normativa. 

¿Cómo afecta la protección de datos a la transformación digital de una empresa?

La protección de datos debe verse desde el enfoque de la seguridad y la garantía, integrándose desde el diseño de cualquier proceso digital. Esto permite avanzar con seguridad, evitando riesgos legales y asegurando que la tecnología se implemente de forma responsable, sin perjudicar los datos de carácter personal.

¿Qué papel juega la ciberseguridad en la protección de datos?

La ciberseguridad es un elemento esencial, ya que es parte de ese diagnóstico necesario sobre la seguridad de la información que se maneja en la empresa. Sin medidas tecnológicas adecuadas, la protección resulta insuficiente frente a amenazas externas.

¿Cómo puede una empresa demostrar que cumple con la normativa?

Mediante su transparencia. 

Una empresa que cumple con la normativa dispone de su documentación publicada, cláusulas legales, facilita contratos, etc. También dispone de otra documentación de carácter obligatorio como es el registro de actividades de tratamiento como Responsable y/o Encargado, evaluaciones de impacto que resulten necesarias para el tratamiento, un análisis de riesgos, etc. 

La trazabilidad y la transparencia son clave para acreditar el cumplimiento.

¿Puede la IA convertirse en su asesor en protección de datos?

Por supuesto que no, y es que no debemos olvidar que la IA responde a preguntas, pero en ningún caso podrá tutelar las necesidades de una empresa de forma personalizada, así como asistirles.