Legalización de libros contables y societarios: plazo y obligaciones hasta el 30 de abril

Recuerde que el 30 de abril es la fecha límite para que las sociedades mercantiles cuyo ejercicio social finaliza el 31 de diciembre procedan a la legalización telemática de los libros contables y societarios en el Registro Mercantil.

El incumplimiento de esta obligación puede generar responsabilidades para los administradores si se acredita que ha causado perjuicio a la sociedad.

Obligación de legalizar los libros de la empresa

Las sociedades están obligadas a:

• Llevar la contabilidad al día
• Documentar las decisiones en actas
• Registrar las transmisiones de participaciones o acciones

Además, deben legalizar los libros obligatorios dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril en ejercicios coincidentes con el año natural.

También debe tenerse en cuenta que el plazo para el depósito de cuentas anuales finaliza el 30 de julio, un mes después de su aprobación por la Junta General.

Libros contables obligatorios

Las sociedades deben legalizar obligatoriamente:

• Libro diario: recoge todas las operaciones económicas realizadas
• Libro de inventarios y cuentas anuales: incluye balances, sumas y saldos y estados financieros

Adicionalmente, pueden legalizarse otros libros como el libro mayor o los libros de IVA.

Libros societarios obligatorios

Las sociedades deben legalizar los siguientes libros societarios:

• Libro de Actas
• Libro Registro de Socios (en SL)
• Libro Registro de Acciones Nominativas (en SA)

Libro de Actas

El Libro de Actas recoge los acuerdos adoptados por los órganos de la sociedad.

Cada acta debe incluir:

• Fecha y lugar de la reunión
• Convocatoria y orden del día
• Asistentes y participación en el capital
• Desarrollo de la reunión
• Acuerdos adoptados y resultado de las votaciones
• Aprobación del acta

Incluso en sociedades con un único socio, es obligatorio documentar las decisiones mediante actas.

Además, deberán transcribirse todas las actas de:

• Junta General (al menos la ordinaria anual)
• Consejo de Administración (mínimo trimestral)

Libro Registro de Socios

Propio de las sociedades limitadas, recoge:

• Identidad de los socios
• Transmisiones de participaciones
• Valor y derechos asociados

Libro Registro de Acciones Nominativas

Aplicable a sociedades anónimas, incluye:

• Identidad de los accionistas
• Número y valor de las acciones
• Derechos asociados

Su legalización será obligatoria cuando se produzcan cambios en la titularidad o gravámenes.

Cómo realizar la legalización de libros

Todos los libros deben:

• Elaborarse en formato electrónico
• Presentarse de forma telemática
• Firmarse con certificado digital

La legalización se realiza en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.

Conservación de los libros obligatorios

La normativa establece la obligación de conservar los libros durante 6 años desde el último asiento.

Esta obligación se mantiene incluso en caso de:

• Cese de actividad
• Disolución de la sociedad (en cuyo caso recae en los liquidadores)

También debe conservarse la documentación y justificantes relacionados con la actividad empresarial durante el mismo plazo.

Sanciones y responsabilidades por no legalizar los libros

El incumplimiento de la obligación de legalización puede tener consecuencias relevantes:

• Sanciones económicas (desde 150 € hasta 6.000 € en casos graves)
• Responsabilidad de los administradores frente a acreedores
• Posible calificación de concurso culpable
• Pérdida de valor probatorio en procedimientos judiciales

Los libros legalizados tienen valor probatorio, ya que garantizan la integridad de la información.

Preguntas frecuentes sobre la legalización de libros

¿Cuál es el plazo para legalizar los libros contables?

El plazo es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio social. Para empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, la fecha límite es el 30 de abril.

¿Qué libros es obligatorio legalizar?

Es obligatorio legalizar el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales, así como los libros societarios como el libro de actas y el libro registro de socios o acciones.

¿Es obligatorio legalizar los libros todos los años?

Sí, especialmente el libro de actas y los libros contables. En el caso del libro registro de socios o acciones, solo será obligatorio si hay cambios en la titularidad.

¿Qué ocurre si no se legalizan los libros?

Puede dar lugar a sanciones económicas, problemas legales y responsabilidad de los administradores, especialmente si se produce un perjuicio a la sociedad o a terceros.

¿Cómo se realiza la legalización de los libros?

Se realiza de forma telemática a través del Registro Mercantil, mediante el envío de los libros en formato electrónico y con certificado digital.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros?

Deben conservarse durante un mínimo de 6 años desde el último asiento, incluso si la empresa cesa su actividad o se disuelve.