Validez del envío electrónico de facturas en formato PDF sin firma digital

La Administración Tributaria ha venido manifestando que el sistema de envío de facturas en formato PDF era válido, pero debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocido (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”. Ahora la Dirección General de Tributos ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.

La Dirección General de Tributos en sendas consultas vinculantes del pasado mes de enero (V0553-15 y V0340-15) en respuesta a la consulta planteada por una Cámara de Comercio que pretendía sustituir la remisión de facturas en papel por facturas en PDF a través del envío de un correo electrónico, considera que la expedición de facturas por el empresario o profesional, por su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o profesional, podrá realizarse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que en este último caso, el destinatario de las facturas preste su consentimiento. La factura, en papel o electrónica, debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Los requisitos a los que debe ajustarse  la expedición, remisión y conservación de facturas, se encuentran regulados reglamentariamente.

Por tanto, dicho centro indica que toda factura en formato electrónico (por ejemplo formato PDF) que reúna todos los requisitos establecidos reglamentariamente y que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico, tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la Ley del IVA y del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Toda factura electrónica, exactamente igual que una factura en papel, debe contener los elementos requeridos en virtud de la Directiva sobre el IVA. No se podrán considerar factura electrónica las emitidas en formato electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido enviadas y recibidas en papel.

Finalmente, respecto a los requisitos de garantía que deba reunir dicha factura electrónica, la DGT indica que podrán establecerse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En nuestro ordenamiento jurídico rige el principio general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada.

En general, lo que se requiere es que los controles de gestión permitan crear una “pista de auditoría fiable” (término de difícil explicación), como bien señala la DGT en su CV V0340-15, que establezca la necesaria conexión de la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Por tanto, debe ser posible establecer esa pista de una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. A saber, la existencia de una orden de compra, la entregas del bien o la prestación del servicio requerida, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de la misma.

El hecho de que exista libertad de prueba para el obligado a expedir las facturas hace que éste deba ser más diligente en sus controles de gestión para, llegado el caso, poder demostrar en una eventual inspección que las facturas expedidas de acuerdo con sus procedimientos internos son correctos y garantizan la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido.

L’Administració Tributària ha vingut manifestant que el sistema d’enviament de factures en format PDF era vàlid, però havia de garantir l’autenticitat de l’origen i contingut de la factura, i que per a això podien emprar sistemes reconegut (per exemple, la signatura electrònica avançada) o controls de gestió que permetessin crear el que s’anomena “una pista d’auditoria fiable”. Ara la Direcció General de Tributs ha anat més enllà, i ha confirmat la validesa d’aquesta forma d’enviament tot i que es realitzi sense signatura electrònica.

La Direcció General de Tributs en sengles consultes vinculants del passat mes de gener (V0553-15 i V0340-15) en resposta a la consulta plantejada per una Cambra de Comerç que pretenia substituir la tramesa de factures en paper per factures en PDF a través del enviament d’un correu electrònic, considera que l’expedició de factures per l’empresari o professional, pel seu client o per un tercer, en nom i per compte de l’esmentat empresari o professional, podrà realitzar-se per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, sempre que en aquest últim cas, el destinatari de les factures presti el seu consentiment. La factura, en paper o electrònica, ha de garantir l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, des de la data d’expedició i durant tot el període de conservació. Els requisits als quals s’ha d’ajustar l’expedició, tramesa i conservació de factures, es troben regulats per reglament.

Per tant, aquest centre indica que tota factura en format electrònic (per exemple format PDF) que reuneixi tots els requisits establerts reglamentàriament i que sigui expedida i rebuda en aquest format a través d’un correu electrònic, tindrà la consideració de factura electrònica a l’efecte de la Llei de l’IVA i del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació.

Tota factura electrònica, exactament igual que una factura en paper, ha de contenir els elements requerits en virtut de la Directiva sobre l’IVA. No es podran considerar factura electrònica les emeses en format electrònic, per exemple mitjançant programari de comptabilitat o de processament de textos, que hagin estat enviades i rebudes en paper.

Finalment, pel que fa als requisits de garantia que hagi de reunir aquesta factura electrònica, la DGT indica que es poden establir per qualsevol mitjà de prova admès en Dret. En el nostre ordenament jurídic regeix el principi general de valoració lliure i conjunta de totes les proves aportades, quedant descartat com a principi general el sistema de prova legal o taxada.

En general, el que es requereix és que els controls de gestió permetin crear una “pista d’auditoria fiable” (terme de difícil explicació), com bé assenyala la DGT en el seu CV V0340-15, que estableixi la necessària connexió de la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que la mateixa documenta.

Per tant, ha de ser possible establir aquesta pista d’una manera fiable i d’aquesta manera establir una connexió entre els diferents estadis de l’operació, des de la seva contractació, fins a la seva realització. És a dir, l’existència d’una ordre de compra, la lliuraments del bé o la prestació del servei requerida, l’emissió de la corresponent factura i, finalment, el pagament de la mateixa.

El fet que hi hagi llibertat de prova per a l’obligat a expedir les factures fa que aquest hagi de ser més diligent en els seus controls de gestió per, arribat el cas, poder demostrar en una eventual inspecció que les factures expedides d’acord amb els seus procediments interns són correctes i garanteixen l’autenticitat del seu origen així com la integritat del seu contingut.



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